3.3 La organización considerada como un sistema de procesos de mensaje.
3.4 Estructura de una organización.
3.5 Sistema de una organización.
3.6 Tipos de comunicación en la organización (interna-externa).
3.7.1 Representación gráfica de la estructura formal.
3.8 Clasificación de la comunicación interna.
La Comunicación tiene su raíz en la palabra latina comunicare, que significa poner en común. Su definición formal es: proceso de emisión y recepción de mensajes. Concepto del que se sirve una gran variedad de ciencias para definir, cada cual en su campo, una infinidad de fenómenos distintos aunque todos ellos de naturaleza similar que se explica en su raíz etimológica. Genéricamente se trata de la acción o efecto de comunicar o comunicarse. Aunque también se designa así al "papel escrito" que anuncia sobre una persona o circunstancia particular, y luego por carácter transitivo pasó a llamarse al "mensaje" mismo. Para la Sociología el énfasis en la comunicación está en Niklas Luhmann (1984) -biografía en inglés-, que desde un punto de vista funcionalista establece categoría de sistemas de comunicación para los sistemas sociales y con un proceso de reducción de complejidad en la incorporación de elementos, explicado por un proceso de autopoiesis.
Los elementos o factores de la comunicación humana son: fuente, emisor o codificador, código (reglas del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentación o realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario).
La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.
El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.
La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.
La mayor parte de la actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, ya sea intrapersonal, interpersonal, grupal o colectiva. Gracias a la comunicación nos relacionamos con los individuos o grupos que nos rodean. La coordinación de la acción conjunta se da gracias a los procesos de comunicación que se producen entre los protagonistas de la misma.
En la medida en que las organizaciones y las relaciones que ellas propician se han hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de esas relaciones. Sin embargo, los procesos de comunicación organizacionales no se han desarrollado de forma paralela al importante desarrollo tecnológico de los medios de comunicación. El desarrollo de la comunicación no corresponde al complejo y dinámico proceso de desarrollo organizacional, a pesar de que los procesos de comunicación poseen una importancia vital para el logro de objetivos.
La comunicación constituye un elemento fundamental dentro de las organizaciones, ya que propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijadas.
La estructura de una organización abarca aquellos factores que, no siendo propios de la tarea, influyen directamente sobre la misma.
La estructura y la forma de actuar de una organización puede influir en la salud de los trabajadores en cuanto que permita su participación en la toma de decisiones, se reconozca el trabajo, etc., lo que puede llevar a un clima laboral favorable que incidirá tanto en la motivación de los trabajadores como en la producción. Así, en empresas con estructuras participativas las actitudes del personal hacia el trabajo son positivas, mientras que en empresas con estructuras sometidas a las normas, las personas tienden más a su cumplimiento que a la obtención de objetivos.
De este modo, es importante el estilo de mando que prevalece en la organización, para conseguir un buen clima laboral, que conlleva unas condiciones de trabajo favorables.
Un sistema de organización es la estructura que estableces para gerenciar los 5 elementos claves “organizables” en tu vida.
Los 5 elementos clave son:
1. El espacio. Se refiere al espacio en el que vivimos y trabajamos. Esto incluye objetos tales como el edificio y las habitaciones, los muebles y los elementos de diseño interior como el color y la luz.
2. Las cosas. En este caso, se refiere a nuestros bienes “portables”. Las cosas que tenemos y usamos, aquellas que son importantes para nosotros. Son los ítems que de alguna manera “gerenciamos” ya que entran y salen de nuestro espacio.
3. La información. La información entendida en un sentido amplio: desde los datos hasta lo que sabemos y los temas sobre los que queremos aprender. Todo.
4. El tiempo. Nuestra agenda. La manera en la cual utilizamos nuestro tiempo -o a qué cosas le asignamos tiempo, tanto en nuestro día a día como en nuestra vida- determina lo que logramos.
5. Las relaciones. La forma en la que interactuamos con las personas que son importantes para nosotros. Nuestras elecciones en cuanto a organización afectan a nuestra familia y amigos en todos los niveles, y viceversa.
